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2013年04月26日 Web制作

デザイナーの私が早くきっちり仕事をするために心がけていること9つ

15分位内の仕事は即!やる

こんにちは、ASUE(アスエ)のデザイナーの岩田です。
私は、社内からもお客様からも「早いね~、きっちりしているね~」と言われることが多いです。
今日は、デザイナーの私が心がけている早くきっちり仕事をする方法をお伝えします!

?1. 15分位内の仕事は即!やる

以前は、1日の仕事の予定を決めたら、朝決めた順番通りにやっていたのですが、途中でお客様から電話やメールでサイトの修正などのご依頼をいただくことがあります。
その場合は、後回しにせず、その場で作業します。

15分位内の仕事は即!やる(例)修正の依頼をメールでもらった時
■すぐに作業しない場合
メールを読んで内容を理解する(5分)
→メール返信(3分)
→後日、もう一回作業内容を確認する(3分)
→作業(10分)
→メール返信(3分)
合計 24分

■すぐに作業する場合
メールを読んで内容を理解する(5分)
→作業(10分)
→メール返信(3分)
合計 18分

6分の節約になりました!!!!( ´∀`)ノ

たった6分ですが、これが5件あれば30分の節約になります!
しかも、すぐに作業すると、「あの作業やらないとな…」という思いがなくなるので、次の作業が心置きなくがんばれます!
依頼をしてくれたお客様もすぐに作業して連絡すると喜んでくれます(^^) ←これが大切ですね☆

?2. 受信メールフォルダは空にする

メールで大事な連絡をもらうことが多いので、メールの受信フォルダは空っぽにするようにしています。
読んだらすぐに処理する、処理できない場合は専用のフォルダに振り分けるようにしているので、メールを見ていなかった!ということがなくなります。

?3. 整理整頓する

デスク周りはもちろん、パソコンのデスクトップ上にもほとんどファイルやフォルダを置かないようにしています。
置くのは今作業しているものだけ。探す時間がとっても短縮できます!

でもフォルダ開く時に階層を入っていくのが手間なのでCLaunchというフリーソフトを使っています。
よく開くファイルやフォルダへのショートカットを登録することができ、とっても便利です。
これでデスクトップも散らかりません!cLaunch

※CLaunchの使い方はこちら
http://terathekingdom.seesaa.net/article/130442998.html

?4. メモをとる+番号をふる

依頼をもらったときは、メモをとります。
忘れないと思っていても時間が経つとすぐに忘れてしまいます。

紙にメモをしてもいいのですが、私は目の前にパソコンがあるのでタイピングしてメモを取ります。
タイピングでメモを取ると、パソコンにメモを保存することができるので整理できるし、検索も簡単です

xtmemo私はメモの整理にXTmemoというソフトを3年くらい使っています。
ショートカットキー「Ctrl+Alt+M」ですぐに起動してくれ、検索機能もあり、とっても便利です!

※XTmemoの使い方はこちら
http://www7.ocn.ne.jp/~otoku/free-s-usb10.htm

Evernoteでもいいですね!
http://evernote.com/intl/jp/

そして、メモをとるときには番号をふるようにしてます。
お客様に電話で依頼をもらったときには「依頼内容は○点あって、これこれこれ~~~」と復唱して確認できるし、どれくらいの時間がかかるのかもわかりやすくなりますね~。

?5. 定型文登録

メールを送る機会が多いため、定型文を登録しています。

以前もご紹介したGoogle日本語入力
「い」と入力すると
→「いつもお世話になります。ASUEの岩田です。」と
自動入力しています。

あとは、Thunderbirdという無料のメーラーを使っているのですが、そこにあるQuicktextというアドオンを使えば、
いつも送るメールの文章を登録することができるので、クリックひとつでメール本文が作れてしまいます!

便利なツールがたくさんありますね( ´∀`)ノ
※Thunderbird
http://www.mozilla.jp/thunderbird/

?6. ショートカット

よく行う操作はできるだけショートカットで操作できるようにしています。

コピー→「Ctrl+C」
貼り付け→「Ctrl+V」
保存→「Ctrl+S」
終了→「Ctrl+W」

これらは基本的なので使っている人も多いですよね。
体で覚えてしまえるといいですね(´・∀・`)

?7. カレンダーは時間計算付きの機能があるものを使用する

カレンダーはタスクを入れるだけのカレンダーを使うと、実際何時間かかるのかが一目でわかりません。
私は、無料でいいものが見つからなかったのでExcelで自動計算を入れたものを手作りして、ずっと使っています。

?8. 1日のスケジュールは6~8割で組む

1日の予定は6~8割くらい埋まるように組みます。
一日めいっぱいスケジュールを組んでも、急な予定はだいたい入ってくるので、そうしています。
あと、納期も最低1~2日は余裕を持ってお伝えしています。
「カレンダーは時間計算付きの機能があるものを使用する」と予定も組みやすくなりますね。

?9. 時給を意識する

ASUEは今は、人数が少ないので、今やっている仕事の金額がいくらか、がわかりやすいです。
ひとつのお仕事が終わって、最終的に、何時間かかって、時給いくらだったかを計算すると、数字としてあらわれるので、これをしたから効率的にできた、これだったから非効率だった…などそのお仕事の振り返りがしやすくなります。

私は、デザインの沼にハマると私は数時間もんもんと悩んで疲れ果ててしまうことがあります。
そんな時はすっぱり諦めて、次の作業を先に進めたりします。
一晩おいてから始めると、デザインの神様が降りてきてサクサク進む!ということは結構あります!
これも「1日のスケジュールは6~8割で組む」からできるんですね!

また、この仕事は何時間くらいかかるかが把握できれば、今後の仕事のスケジュールを組む時も楽~にできます♪

以上、早くきっちり仕事をするために心がけていること9つでした。

他にもこんな方法おすすめだよ、というのがあれば教えてください!

おわり

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