こんにちは、ASUE株式会社Webコンサルティング課のアイバです。

ASUEでは、お客さまのWeb広告運用代行を行っており、定期的に報告資料を提出する必要があります。ですが、当然いちいちパワーポイントで資料を作ってPDFを書き出して……とやっていたら大変ですし、月毎の比較も容易にできるため、ASUEでは基本的にスプレッドシートを採用しています。

ということで、今回は今日から使えるスプレッドシートを使った資料を見やすくするための小手先テクニックと、作成スピードをアップするためのショートカットをご紹介します。

スプレッドシートの資料を見やすくするためのテクニック

Before

リンク：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WK3s83ji2VJytfkScN9FeKCzPBQB0u-6csYkh7b9wNM/edit?gid=694314488#gid=694314488

グリッド線などの不要な視覚情報を消す

スプレッドシートはデフォルトでグリッド線が入っています。普段はそのままで問題なく使えますが、報告資料の場合は余計な要素があると見にくくなる場合が多いので、消すようにしています。

表の部分にだけ罫線をつけて、他の部分のグリッド線はなくすと全体的にすっきり見えるようになるのでおすすめです。

画像・表を使ってテキストを最小限に

テキストは最小限に留めて表や画像を活用することで、見やすくなります。また、管理画面のスクリーンショットなどを活用すれば低工数で済みます。

画面幅に収まるようにする

見え方は各々の閲覧環境によって変化しますが、一般的な13インチ程度のPC画面で横スクロールすることなく全体が見えるような横幅に収めておくと、誰にとっても見やすくなります。

位置を揃えて、余白を程よく空ける

見出しはB列、本文はC列など、要素ごとにそれぞれ位置を揃えておくと全体の統一感がアップして見やすくなります。

見出しの装飾にはセルの枠線を使用

報告資料内に見出しをつける場合、テキストの下線（Ctrl+U）がつけられているのをよく見ますが、これだと視認性があまりよくありません。

その代わり、セル下部に太めの枠線をつけておくと、見出しがわかりやすく、見やすくなります。

日本語表記にも適したフォントに変更

スプレッドシートのデフォルトフォントは「Arial」という欧文フォントです。そのため、デフォルト状態だと日本語で入力された文字はシステムや環境に応じたデフォルトフォントに置き換えられます。

環境によっては、デフォルト状態でも読みやすいフォントで表示されるのですが、どの環境で見ても読みやすいようにメイリオやNoto Sans JPなどに変更しておくことをおすすめします。

After

リンク：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WK3s83ji2VJytfkScN9FeKCzPBQB0u-6csYkh7b9wNM/edit?gid=0#gid=0

ご紹介した方法で整理して作成したレポートサンプルがこちらです。（テキスト等はすべてダミーです。）

資料作成で使える！スプレッドシートのショートカットキー

最後に、資料作成が捗るショートカットキーをいくつかご紹介します（※Windows用）。

他にもやりたいことに合わせてショートカットキーを覚えておくといろいろできるので、目標を決めて意識して覚えていくと便利です。

これらを使って表を整形している様子がこちら。（数値はサンプル数値です。）

その他、ショートカットキー一覧の中から（Ctrl + C / Ctrl + Vなどの基礎的なものを除いて）使えそうなものをピックアップしたスプレッドシートも作成したので、練習用にお使いください。

リンク：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WK3s83ji2VJytfkScN9FeKCzPBQB0u-6csYkh7b9wNM/edit?gid=1658361063#gid=1658361063

まとめ

スプレッドシートを使った報告資料は、ちょっとした工夫次第で見やすい資料に変わります。見やすいデザインにすることで、相手にとっても運用者側にとっても振り返りやすい資料になりますし、さらにショートカットの活用で日々の作業効率も上がります。

業務でスプレッドシートをご活用中の方は、ご紹介したテクニックやショートカットキーを少しずつ取り入れて作業時間の短縮や資料の完成度アップを一緒に目指していきましょう。