こんにちは、ASUE株式会社 広報のN村です。

Account Engagementからフォーム送信を行うと、Account Engagement上にプロスペクトが作成され、プロスペクトにユーザーを割り当てるとSalesforce上でリードオブジェクトの新規レコードが作成されます。

オフィシャルサイトからのお問い合わせや資料請求など、いわゆる「リード（見込み客）」に該当するユーザーに対してであれば、それで問題ないのですが、自社の採用サイトからの応募など、リード情報や顧客情報以外のデータもSalesforce上で管理している場合には、リードとしてではなく、別のカスタムオブジェクト（ここでは［応募者］）にデータを登録したくなることがあります。

気になったので、「方法はありますか？」とサポートに尋ねたところ、「（フォーム送信から）そのまま新規レコード作成をする方法はありません」と、回答をもらいました（※代替案はいくつか提示されました）。

ということで、Salesforce Adminのイケダと、Account Engagementの設定やフォーム周りの設定を担当しているわたしとでやってみました。

全体の流れ

Account Engagementのフォーム送信をトリガーに、Salesforceで指定したフローが実行され、カスタムオブジェクトの新規レコードが作成される、というのが全体の流れです。

そのために、上記のように設定を行います。

Salesforce：フローの作成

Salesforce側では、フォーム送信をトリガーにして動くフローの作成を行います。

ポイントはフロー種別として「自動起動フロー（トリガーなし）」を選択することと、レコードの各種項目にフォームの値を入力するために[入力で使用可能]にチェックを入れた変数を作成することです。

Account Engagement：マーケティングアプリケーション拡張でのアクション設定

続いて、Account Engagementで「マーケティングアプリケーションの拡張」の設定を行います。この機能は、Account Engagement上でSalesforceのフローなどのアクションをオートメーション等で活用できる連携機能です。Salesforceとのより深い連携はもちろん、外部アプリなどとの連携にも活用できるそうです。

この設定により、Account EngagementからSalesforceのフローを呼び出せるようになります。

Account Engagement：プロスペクトのカスタム項目の追加

フォームで送信される内容を受け取るために、Account Engagement上にカスタム項目を作成しておきます。Salesforce側と同期する必要はありません。

Account Engagement：フォームの完了アクション設定

この設定により、フォーム送信時にSalesforceのフローが実行され、カスタムオブジェクトの新規レコードが作成されます。

注意点

今回の方法では、仕様上の注意点が主に二つあります。まず、Account EngagementのプランはPlus Edition以上じゃないと外部アクションの利用ができません。

また、外部アクションの実行数には1日あたり10万件の制限があるため、高頻度で発生する処理に使うと、上限に達しエラーになる可能性があるため、用途には注意が必要です。

まとめ

今回ご紹介した方法を使えば、Account Engagementのフォーム送信をきっかけに、Salesforce上でリードを作成せずに、任意のカスタムオブジェクトにデータを登録することが可能になります。これにより、採用やイベント受付など、リード管理とは異なる用途でもSalesforceを柔軟に活用できるようになります。

運用の自由度が上がる一方で、フローの設計やプロスペクト項目とのマッピング、実行制限など、いくつかのポイントには十分注意が必要です。そのため、実装前には要件を整理し、処理件数や運用プランとの整合性をしっかり確認することをおすすめします。

Account EngagementやSalesforceなどのMAツール・CRMツールは機能が多岐に渡るものが多く、工夫次第でいろんな機能を実装することが可能です。ですが、活用するツールの深い知識も必要となり、なかなか自分でやるのは難しいものだと思いますが、今回の取り組みがヒントになればうれしいです！

ASUE株式会社ではSalesforce認定資格を持つ社員が在籍し、Salesforce/Account Engagementを中心としたCRM/MAによる業務改善に取り組んでいます。支援も可能ですので、SalesforceやAccount Engagementを契約しているのに上手く使いこなせていない・課題解決につながっていないとお悩みの場合はぜひご相談いただけますと幸いです！