こんにちは！ASUE株式会社広報のN村です！
前回、リモートワーク時における顧客対応についてご紹介いたしましたが、ASUE社員たちの社内での様子についてもご紹介できればと思います！
全社員が在宅で仕事……となると、互いによく知った仲であっても、上手くコミュニケーションが取りにくいことが出てきますよね。
遠距離恋愛のカップルだって喧嘩増えたりするしね！
ということで、ASUE社内でどのようなコミュニケーションをとっているかなど、リモートワークで生まれた社内の新たな動きについてご紹介いたします！
よろしくお願いします！
無視された……
目次
リモートワーク時の業務体制・社内ルール
作業環境は会社としてどう整えた？
会社と自宅、一番変わってしまって困るのはこの部分ですよね。
ASUEでは、できる限りオフィスで業務をしていた時と変わらない状態で仕事ができるように……ということで、以下のような対応を取りました。
作業環境の整備
- 社員は自宅のPC/インターネット環境で作業
- ノートPCしか持っていない/スペックが足りない場合は社内で使っていたPCやディスプレイ等の備品を貸出
- 必要な備品は車で社長と有志の社員が運搬
まあ僕の車には誰も乗ってくれませんでしたけどね。 ※帰る方向の問題です。
ちなみに、わたしはオフィスではトリプルディスプレイで仕事をしておりますが、現在はこんな感じでデュアルディスプレイで仕事をしております！！！
自宅の作業環境を整える社員、続出。
元々家で仕事を行うことがあまりなかったので、自宅で長時間の業務を行う準備ができていない社員が多く、これを機に快適な環境を整える社員が続出しました。
社員が買ったものあれこれ
- チェア
- 座椅子
- PCスタンド
- スマホスタンド
- 増設メモリ
疲れないための環境作り
わたしは実家のネット回線の都合で、仏間で作業をするのが一番都合がよかったのですが、初日に畳の上+ローテーブル+座布団で挑戦してみたところ、腰に母のサポーターを巻く事態に発展しました。
かわいそう……
いずれは誰だって通る道ですよ。
ということで、自宅で快適に仕事ができるように座椅子を購入しました！
わたしは自宅ではスタンディングデスクで立ちっぱなしで仕事をしていたのですが、1-2時間程度なら問題なかったのに8時間となるとかなりきつくて……
首が激烈に痛くなってきたのをTwitterで相談して、PCスタンドとオフィスチェアを購入しました！
視線の高さと作業するときの姿勢ってものすごく重要だな、と改めて感じました。
会社の椅子が結構いい椅子なので、自宅の環境で仕事に取り組むとどうしても疲れやすくなってしまうんですよねぇ。
他の社員の中には、長時間座っても疲れにくい椅子を……ということでゲーミングチェアを購入した社員もいるようです。
自分もですが、わりとみんな自主的に楽しんで環境整備していますよね。笑
あると便利なもの
Webミーティングを行うのに必要なPC用のカメラやマイクですが、今回いろんな会社がリモートワークになったことで、売り切れ続出（安価なものは特に）したようです。
PCにカメラがなかったり、PCでWebミーティングを行うと動作が重くなる社員は、スマホを使って朝礼や終礼につないでいます。
スマホは固定がしにくい……ということで、スマホスタンドなるものを購入しました！
スマホスタンド
最初の写真にもいるじゃん……
ちなみに、ツールを入れれば自分のスマホをPCのウェブカメラ代わりにすることも可能みたいです！
他にも、PCのメモリが足りないので自分で増設する社員など、各自自分の仕事環境を適宜整えているようです！
わたしはMac book Airの新調を考えておりますが、10万の給付金から7万ほどはみ出すので、どきどきしております。
一応5月6日までとなっている緊急事態宣言ですが、長引く予感もあるので、上手く情報共有をしながらより仕事しやすい環境を整えていければいいなと思います！
リモートワークでどんな社内ルールができたの？
ASUEでは元々、リモートワーク時のルールを決めていこう……という話はありました！
でも、全社で一気にリモート化する想定はなかったので、今回の新型コロナウイルス感染症問題に際して、急ピッチでルールを決めました。
ということで、細かいことは随時社員からも意見を出して改善するようにしております！
リモートワークのルール決め
- 新規お問合せの電話対応のために、2、3人ずつ出社する？
→全員リモートにして携帯に転送。社内でしかできない業務（主に経理と総務）のみ一部出社 - オフィスでは電話番のために昼食の時間をずらしてとっていたが、全社リモートワーク時は12時〜13時に統一
- 昼休み明けに昼礼（簡単に点呼と連絡事項の報告など）を追加
- 一人暮らしなど、人と話す機会が減った人のために常に集まれる雑談部屋を作った（Google Meet)
最初はどうリモートワークを導入していくかや、「電話番をおくべきなのでは……？」という議論が出ました。
リスクの高さなどの点から、最終的には現在の全員リモート勤務で、経理や総務などの一部リモート不可の業務がある社員が必要なときだけ出社する……というルールになりました。（ちなみに、経理や総務も週0-1回程度までは出社回数を減らしております。）
また、ばらばらの時間にお昼をとってしまうとコミュニケーションがとりにくくなるので、基本は12時からにしています。
業務によって（例えば指定の時間にサイトのデータをアップロードしないといけないなど）は時間をずらす場合もありますが、時間を合わせることでメリハリも生まれて社内の連絡もスムーズですね！
社内でのコミュニケーション方法ーー顔が見えない中、どうする？
やはり悩むのが、社員同士のコミュニケーションですよね。
基本的には顔が見えない分、コミュニケーションがとりにくいので、Google Meetを使って顔を合わせる時間を作りました。
顔を合わせるための工夫
- 朝・昼・夜でチームごとor全体でWebミーティングで顔を合わせる
- 毎夜の終礼時には銅鑼隊（受注・増額・納品をお祝いする制度）を実行
- 相手への感謝の気持ちを伝えたり、コミュニケーション・部署間連携の時間を大切に
一日に3回も繋ぐ必要は業務上ないんだけど、ASUEでは社内外含めてのコミュニケーションや周囲の人を大切にすることを重視しています。
リモートになっても社員同士のつながりは大事にしたくて、このような仕組みを設けました。
Webミーティング時は感情が伝わるように大きなジェスチャーやリアクションを心掛けています！
ちょっと楽しい気持ちになれるかなー？と、貞子みたいに登場したり、Snap Cameraの面白いフィルターを使ってみたりしています。
定番のSnap Cameraフィルター「Potato」でオンラインMTGに入ったのにまだ誰もいなかったときのN村
ミヤタと二人、終礼、何も起きないはずがなく……（この後、ミヤタに怒られます）
これ以外にも、真面目に社員用のASUEのロゴ入りバーチャル背景や、ちょうどよくすっぴんでも使えるメイク加工のフィルター（見つけた既存のフィルターだとメイクが濃かったので）を作ったりしています！
リモートワーク開始以来、わたしのメイク道具はSnap Cameraです。
いつでも好きなときに入って誰かいれば話せる…という場所を作りたいね、ということで、雑談用のWebミーティングルームもできました。
ただ、人と出会えるタイミングが難しいので、上手な使い方は現在模索中です……
リモートワークによって起きたことーーメリットとデメリット
打刻を忘れる問題
リモートワークを始めて、個人的に問題だったのがこれ！
出退勤の打刻を忘れる問題！！！
ASUEではジョブカンを使って毎日出勤&退勤の打刻を行っております。
オフィスに出社しているときは、ICカードを使ってピッとするだけで打刻が出来たのですが、リモートワークになると（出張や外出がある社員向けの機能で）スマホでブラウザからログイン→打刻。が必要になり、慣れていないとどうしても忘れてしまう状況です…
まあ、わたしは一度も忘れていないんですけど。
自分の部屋で仕事をしていると、どうしても仕事時間と終わった後の時間の区別が曖昧になってしまうので、忘れる人が多いみたいです。
総務の方のお仕事が増えてしまうので、なんとか避けたい限り……
チャットで声がけをしたり、ケータイのアラームセットやPCに付箋を貼ったりして、それぞれが忘れないように工夫しています！
ちなみに、総務からは次のような御触れが社内チャットで出されました。
時事ネタも交えてみんなの心に残りやすいお知らせをしてくれるのがすてきです。とてもありがたい……
オンライン飲み会
社員たちの間で、就業後に「オンライン飲み会」を行うケースが出てきました！
わたしは今のところ社内の人とは2回ほど実施！
実施日が飲み会日和の金曜夜だったので利用者が多かった…というのもあったのかもしれませんが、たくのむを使ったときは少し回線が遅い感じがありましたね。
普段社内で使っているMeetやLINEのほうが、多少会話がしやすいような感じがしました！
ただ、先日友人とLINEを使ったときはやたらと重かったりもしたので、一個のツールでやろう！ではなく、重かったら他のに変えてみるとかいろんなツールを使えるように準備しておくといいと思います！
ジンジャエールで乾杯するN村と、役員二人（なぜかブラックアウトする後藤）（本当はあと何人かいます）
文字コミュニケーションが活性化
「社員それぞれが自発的に変わったな」と感じる大きな点がここです！
社内の文字コミュニケーション活性化
- 雑談用チャットが活性化
- 日報への返信率が上がった
元々、雑談のチャットは結構動いていましたが、リモートが始まってからちょっとしたことでの可動が前よりも増えている印象です。
お互いに何をやっているかがいつも以上に見にくいからですかね。日報も以前より返信やコメントしあう場面が増えました！
顔を見て話せない分、社員同士が自発的にちょっとしたことでもコミュニケーションをとっているのがいい動きだなぁと感じています！
自宅でやれることの情報共有
また、外出自粛で自宅に籠ることが多い状況のため、自宅でできることの情報共有を社員同士で行っています！
社員同士の情報共有
- 簡単家事アドバイス
- 漫画やアマプラ、YouTube等のおすすめコンテンツ共有
家事や簡単なご飯メニューをアドバイスをしてくれる社員なんかもいるので、わたしも助かっています！
また、代表の安江が「おすすめ漫画教えて」と言ったのを皮切りに、おすすめ漫画を教えあったり、Amazonプライムなどの動画配信サービスで見れるおすすめ映画やドラマも共有しあったりしました！
こちらについては、別途自宅での休日の過ごし方としてご紹介予定です！
まとめ
ということで、リモートワーク開始による社内での対応や変化についてまとめてみました！
ASUEのリモートワークでの社内の変化
- 朝礼/昼礼/終礼をやるようになった
- 対面以外でのコミュニケーションを、会社も社員も工夫している
- ルールは随時更新
- デメリットや問題点もあるけどそれぞれうまく順応してる
- 自宅の設備を整え始めた
基本的なPCやネット環境を整える必要はありましたが、会社で最低限の方針やルールを決めてスタートさせたら、あとはやりながらメンバーからもフィードバックをもらって改善、工夫していっています。
会社で決めた取り組みやルールはもちろんだけど、メンバーそれぞれがコミュニケーションや自宅環境を工夫してくれているがとてもありがたいです。
社員同士やクライアントとの繋がりをいっそう大事にして、団結して今できることに前向きに取り組んでいきたいです！
「導入したいけれどまだ動けていない……」「リモートでコミュニケーションが不足している……」という企業さんにとって、少しでも参考になれば幸いです。
まだまだ長引きそうな今回の事態ですが、適度にリフレッシュしつつ、自宅にいられる業種の方はできるだけ自宅で過ごして収束を待ちましょうね！
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この記事を書いた人
2016年入社。ASUE株式会社広報を担当。メールマガジン「ほぼ週刊ASUE通信」もお送りしています。ほぼ週刊なので週刊ではない。月初に公開するWebマーケティング情報をまとめたツキイチシリーズはちゃんと月刊です。
趣味はミュージカル観劇。おすすめ作品を知りたい方はN村のTwitterまでお問い合わせください。パーソナルカラーはイエベ春。
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