こんにちは、ASUE株式会社管理本部のイケダです！

わたしは総務人事としてASUEに入社後、未経験でSalesforce Adminとなり、現在は社内のSalesforce活用推進や、クライアントのSalesforce導入・運用支援まで行っています。

過去人事や採用業務を対応していたのでよくわかるのですが、採用管理ってとっても大変ですよね。
会社の規模や募集状況、選考システムなどにもよりますが、採用サイトやさまざまな外部の採用媒体などたくさんのチャネルから応募がきて、応募内容ごとに違う部署の人が面接を行って、細かな連絡や日程調整などなど、社内でも多くの人が関わって煩雑に進むことも多いと思います。

ASUEでも、例に漏れずそんな課題を抱えていました。

ということで、今回はASUE社内で採用管理の課題を解決すべく、Salesforce上で採用管理システムを構築しました。

今回その活用事例についてご紹介したいと思います。

　

ASUEが抱えた採用管理の課題

その1：採用状況の進捗を把握しづらい

Salesforce導入前は、採用情報をスプレッドシートで管理していましたが、1シートにまとめてしまうと見にくいなどの理由から、管理に複数のスプレッドシートを使用しており、どうしても煩雑になってしまっていました。

例えば、「現在二次面接に何名進んでいるのか」「内定者は何名いるのか」といった全体の進捗状況を即座に把握することが難しかったです。

その2：採用担当者が忙しすぎる

現在ASUEには、ありがたいことに月平均100件程度の求人応募をいただいております。採用は現在2名体制で対応しており、キャリア採用から新卒採用の説明会、媒体の管理まで行っています。

採用担当者が対応する業務が以下の通り。

一口に日程調整や連絡と言っても、誰が面接を担当するのかを決め（ASUEでは一次面接は基本的に応募部署のメンバーが対応しています）、会議室の予約やスケジュール登録、応募者への日程の確定連絡や面接前日のリマインドなどなどを、月平均100件程度ある応募者に対して行う必要があります。

そのため、どうしても採用担当者のタスクがあふれて逼迫する状況が続いていました。

その3：対応ミスが起こる

その1「採用状況の進捗を把握しづらい」、その2「採用担当者忙しすぎる」とも関連してきますが、たくさんの応募者の方や社内のメンバーとやりとりをする必要があり、それを人力で行う以上フェーズの更新漏れや対応ミスなどが発生してしまうことがあります。

採用対応は会社にとっても非常に重要な仕事です。その中でミスが起きてしまうと、応募者にマイナスの印象を与える可能性もあり、最悪の場合は応募や内定の辞退につながってしまいます。

人力でやる以上、ミスを100%防ぐことは難しいのが現実ですし、業務が逼迫しがちな状況であればなおさらミスは起きてしまいます。

こうしたミスをいかに最小限に抑えるかが課題でした。

ASUEで実践した採用管理のスマート化に向けた3つの取り組み

スプレッドシートからSalesforceへの採用情報の移行

スプレッドシートで管理していた時代は、応募者の管理・書類の管理・面接結果の管理などをバラバラのスプレッドシートで管理していました。

そのため、面接担当者など採用に関わるメンバーは一人の応募者の情報を確認するために複数の画面を開く必要があり、時間と労力が余分にかかっている状況でした。

それをSalesforceに移行したことで、一人の応募者の情報をまるっと一つの画面内で確認可能となり、確認がスムーズになりました。

Kanbanやダッシュボードを使った採用状況の可視化

次に、採用全体の進捗状況の可視化のための取り組みです。

SalesforceにはKanbanビューという機能があります。応募者の情報のように、Salesforce上に保存したデータごとに現在どんなフェーズにいるかを確認するのに便利な機能です。

この機能を使ったことで、スプレッドシート時代は確認が難しかった「現在二次面接に何名進んでいるのか」「内定者は何名いるのか」などの全体の進捗状況をわかりやすく可視化することができました。このKanban上から1クリックで確認したい応募者の情報にもアクセスできるようになりました。応募者の基本情報や面接結果などを確認しやすい動線も作れたため、社内でも大好評でした。

また、全体の可視化と対応ミス防止の取り組みとしてはダッシュボードも活用しています。

ダッシュボード上には、選考や面接設定の状況、対応すべきToDoなどを表示させ、採用の状況をモニタリングしています。

このダッシュボードは毎朝自動更新されてそのタイミングで採用担当者宛にメールで状況を通知をしているので、始業時に状況の整理がしやすくなり、対応漏れを防ぐことにつながっています。

自動化を使った作業時間の削減&ミス防止

続いて、採用担当の業務負担やミスを減らすための自動化の取り組みです。

メール本文やチャット文章の自動作成

採用担当者の業務にはメール作成がかなり多くあります。一般的には、メールテンプレートなどを利用して名前の部分や面接の日程情報など必要な部分を書き換えて送信します。やること自体は簡単ですが、量が多いため実際はかなり手間がかかる業務になってしまいます。

ASUEでは、画面フローを使って、選考結果を登録したしたときに結果に応じてToDoが自動発行され（ダッシュボードに表示されます）、ToDo内には選考結果の内容に応じたメール本文が自動で作成され、採用担当者に通知が届く仕組みになっています。

また、面接の日程調整でも、Salesforce上に面接日程を登録することで、応募者と面接担当者に送るべきメール本文やチャット文を自動で生成するようにしました。

自動生成されたテキストを使うことで、メールの記載ミスを防ぐことができるのはもちろん、メール作成にかかる時間が短縮でき、作業時間が大幅に削減されました。

選考ステップ後の連携の簡易化

また、先ほど軽く触れましたが、面接結果登録時のToDo発行はメール本文作成以外にも便利な面が増えています。

以前は面接後にスプレッドシートへ結果を登録し、チャット連絡をして対応を進めていましたが、面接担当者が結果をSalesforce上に登録するだけで採用担当者へToDoの発行と通知が届くため、面接後の細かいチャットのやり取りなどが不要となり、選考後の連携が格段にスムーズになりました。

また、面接結果をもとに応募者のフェーズも自動で更新されるため、進捗の更新漏れなどもなくなり、採用フロー全体の正確性が向上しています。

トリガーフローを活用した各担当者への確認の自動化

最後に、レコードトリガーフロー・スケジュールトリガーフローを活用した各担当者の対応漏れやミスを防ぐ仕組み作りです。

ASUEでは、応募→採用責任者による書類選考→2-3回の面接→……というフローで採用を行っています。

各ステップの対応者が対応漏れやミスなどをしないように、レコードトリガーフローとスケジュールトリガーフローを使用しています。

まず応募者から応募があった際に採用担当者がSalesforce上に情報を登録します。そのタイミングで、書類選考を行う採用責任者宛に選考依頼の通知が自動で届きます。

また、面接担当者へは面接の前にリマインドと面接前の準備の依頼メールが自動で届くようになっています。これによって、面接前の準備漏れを防いでいます。さらに、面接後に結果の登録をしていない場合は、自動で面接担当者へ確認メールが届く仕組みになっています。

このように、通知を自動化することで、抜け漏れを防いだり採用担当者のリマインドや確認連絡の手間も削減できるようになりミスの起きにくい環境を整えることができました。

まとめ

煩雑になりがちな採用管理業務ですが、Salesforceの導入やいろんな工夫をしたことで、面倒な作業工数を削減して、ミスも減らすことができました。

また、Salesforce上で管理を行うことで、求人を掲載している複数の採用媒体ごとの採用実績なども確認しやすくなるなど、媒体の効果測定が簡易になったり、選考の離脱が起きているポイントを分析して選考フローの改善点を見つけたり、といった付随した効果も感じています。

ASUEでは、採用管理だけでなく、顧客管理システム（CRM）やマーケティングオートメーションツール（MA）としてのSalesforceの活用なども導入・運用のご支援を行っております！ お困りの方はぜひご相談いただければと思います。